Wie komaf maakt met de ouderwetse manier van boekhouden, met veel papieren, mapjes en post-its, zal een rustiger leven leiden. Waarom? Omdat digitaal boekhouden een pak voordelen biedt, zowel voor de boekhouder, als diens klant.

Kies je daarbovenop ook nog eens voor een online dienst, zoals bijvoorbeeld Exact Online of Sage Cloud Demat (verbonden met Sage Bob50), dan krijg je er nog een aantal extra’s bovenop. We zetten alles hieronder even op een rijtje.

De voordelen van een digitale boekhouding voor bedrijven

Werken met een boekhoudprogramma biedt op verschillende vlakken voordelen voor bedrijven, zowel voor zij die een interne boekhoudafdeling hebben als voor zij die samenwerken met een extern boekhoudkantoor. Vooral kleine bedrijven werken nog bijzonder vaak met papieren boekhouding en dat kan eigenlijk niet meer in de 21e eew…

Sage BOB50 en Exact Online zijn ideaal voor de gemiddelde Vlaamse KMO. Hieronder halen we de belangrijkste voordelen aan:

• Je wint een pak tijd.
  Wie digitaal boekhoudt werkt sneller en dat is iets wat altijd en overal geapprecieerd wordt, toch? Gedaan met het bewaren van de administratie om die vervolgens binnen te brengen bij-, of per post op te sturen naar de boekhouder. Je hoeft niet langer alles te sparen tot aan de deadline, maar levert alles meteen digitaal aan wanneer je het binnen krijgt.

• Je maakt minder fouten.
  Boekhouden is niet altijd zo evident voor wie er weinig kaas van gegeten heeft. Digitale boekhoudsoftware is hier een ideaal hulpmiddel. De tools zijn namelijk bijzonder duidelijk en geven perfect aan wat je waar moet invullen. Zo maak je minder fouten én zie je niets over het hoofd. Bovendien zorgen koppelingen met externe software (zie puntje 8) ervoor dat je veel zaken zelfs helemaal niet meer handmatig moet ingeven. Handig toch?

• Je bewaart ook makkelijker het overzicht en creëert zo meer inzicht.
  Wie digitaal werkt, bewaart alles op één plek en kan makkelijker zoeken in alle administratie. Je hebt zo een goed overzicht over je financiële situatie, kent je belangrijkste kostenposten en weet waar er nog opportuniteiten liggen.
  
  Wanneer je naar iets specifieks op zoek bent, hoef je bovendien niet meer een hele stapel geprinte facturen te doorbladeren, maar kan je alles snel terugvinden dankzij handige filters en zoekfuncties. Ook rapporteren wordt makkelijker. Veel tools trekken namelijk eenvoudig automatisch rapporten uit de data.

• Werk je online? Dan kan je altijd bij je boekhouding.
  Dankzij online diensten, zoals Exact Online, kan je nu altijd en overal bij je boekhouding. Werk je thuis of wil je daar nog snel iets afwerken, ben je op de baan? Je kan nu overal snel wat nakijken. Je bent niet meer gebonden aan een toestel of je kantoor.

• Beter voor het milieu én je portefeuille.
  Gedaan met alles af te printen en fysiek binnen te brengen bij de boekhouder. Je doet het milieu én jouw portemonnee een groot plezier!

• Wapen jezelf voor de toekomst.
  Alles gebeurt digitaal. Dit is niet anders voor de boekhouding. Steeds meer boekhoudkantoren werken bij voorkeur uitsluitend digitaal. Het kan best zijn dat je binnenkort verplicht wordt digitaal te werken. Begin er dus tijdig mee en vermijd onaangename verrassingen.

• Werk nauwer samen met je externe boekhouder.
  Het wordt makkelijker om close samen te werken met je boekhouder door digitaal te werken. Zo geef je hem/haar eenvoudig toegang tot jouw Sage- of Exact Online account. Bovendien maak je dan eenvoudig gebruik van online communIcatietools die geïntegreerd zitten in de softwarepakketten.
  
  Werkt jouw boekhoudkantoor met Sage Cloud Demat? Dan kan je heel eenvoudig documenten doorspelen naar je externe boekhouder. Daar voeg je bovendien makkelijk extra informatie bij. Dit communiceert een pak vlotter dan elkaar te moeten opbellen en verwijzen naar een document dat ergens onderaan een stapel beland is.

• Synchroniseer met andere software en werk nog efficiënter.
  Boekhoudsoftware is niet het enige softwarepakket op de markt. Er bestaan ook tools voor bijvoorbeeld HR-management, voorraadbeheer, facturatie en meer. Het voordeel van veel pakketten is dat je ze kan koppelen. Daardoor gaan die software met elkaar praten en data uitwisselen. Dat bespaart je dubbel werk!
  
  Denk bijvoorbeeld aan Exact (boekhouden) en Bouwsoft (facturatie en projectplanning in de bouwsector). Beide tools zijn te synchroniseren, waardoor gemeenschappelijke informatie dat in het ene pakket bijgewerkt wordt, meteen geüpdatet wordt in de andere tool. Daarnaast koppel je Exact even eenvoudig met je bank. Ook dat bespaart je een pak werk!

• Online heb je altijd een backup.
  Boekhouding moet je een bepaalde termijn bijhouden ter inspectie. De meeste documenten moet je 7 jaar bewaren, maar er zijn uitzonderingen die je tot 10 jaar klaar moet hebben voor een controle. Als je die papieren versies moet bijhouden, heb je snel een behoorlijk archief. Een archief dat bovendien bij ongevallen (brand) of verhuis al snel beschadigd of verloren kan gaan. Een digitale backup is dan ook nooit een overbodige luxe!

De voordelen van een digitale boekhouding voor de boekhouder

Bij boekhouders en boekhoudkantoren zijn digitale boekhoudpakketten al een pak meer ingeburgerd. Toch zijn er ook hier nog stappen te zetten. Zo zijn er niet alleen nog steeds kantoren die hier niet (altijd) gebruik van maken, ook zijn er nog een pak boekhouders die hun klanten niet overtuigd krijgen te werken met digitale boekhoudpakketten.

Nochtans heeft deze software ook voor boekhouders een pak voordelen.

• Tijdswinst opnieuw niet te onderschatten.
  Zaken digitaal doorkrijgen gaat een pak sneller en je kan ze dan ook meteen verwerken in jouw tool. Vaak is alles al meteen ingevuld en gaat ’t enkel om een laatste check van de aangeleverde documenten.

• Spreid je werkdruk.
  Doordat je alle nodige documenten geleidelijker doorgestuurd krijgt, bespaar je jezelf een pak druk tijdens de gekende deadline momenten. Je kan je werk dan een pak makkelijker spreiden doorheen het hele jaar.

• Minder “gezaag”.
  Deadlines zijn heilig in de boekhoudwereld. Vroeger - toen iedereen nog op papier werkte - moesten alle documenten tijdig aangeleverd worden om ze te kunnen verwerken. Je moet je klanten hier dan ook constant aan herinneren. Die opvolging kost je niet alleen een pak tijd, het wordt door veel klanten ook gezien als “gezaag”. Beide partijen worden daar niet gelukkiger van…

• Je spaart papier en plaats uit.
  Toen alles nog op papier aangeleverd werd, had je een behoorlijke papierwinkel bij te houden op kantoor. Digitaal ziet dit er een pak ordelijker uit, om het zacht uit te drukken.

• Je moet minder repetitieve taakjes uitvoeren.
  We bespraken het al hierboven: bij boekhouding komen veel terugkerende taken kijken. Zo moet je bijvoorbeeld vaak facturen, bonnetjes en andere documenten inscannen, printen, overtikken etc. Werk je met een digitale oplossing, dan gebeuren veel van deze zaken automatisch. Dat spaart je niet alleen tijd uit (zie punt 1), maar is ook gewoon een pak minder repetitief (lees: minder saai).
  
  Ook het maken van rapporten en jaarrekeningen is een pak eenvoudiger en minder arbeidsintensief met deze software.

• Uiteraard geld ook hier: een kleinere foutenmarge.
  Wat geldt voor klanten, geldt ook voor boekhouders. Het ingeven van data gaat vaak gepaard met kleine (tik)foutjes. Dankzij automatische processen van software worden die kleine uitschuivers vermeden.

• Wie online werkt, kan een betere dienst verlenen.
  Opnieuw een voordeel voor bedrijven dat ook door te trekken valt naar de boekhouders. Wie online werkt, kan ook thuis of op de baan snel één en ander checken en bijsturen. Zo kun je kleinigheden sneller behandelen voor jouw klant. Iets wat ze ongetwijfeld enorm zullen appreciëren.

• Help je klanten met meer en tijdig inzicht.
  Digitaal werken zorgt ervoor dat je een realtime en up-to-date inzicht hebt in de financiële situatie van de klant. Je moet niet meer wachten tot alle papier op het einde van een boekjaar verwerkt werd om aan te geven dat er iets scheef zit. Sneller ingrijpen is in deze situaties vaak bijzonder belangrijk.

Je zoekt een passende digitale oplossing, maar weet niet waar te beginnen?

Bij Sofatech helpen we bedrijven al jarenlang bij de zoektocht naar passende IT oplossingen en hebben we een uitgebreide ervaring opgebouwd op vlak van boekhoudoplossingen, zoals Exact en Sage.

Ben jij een boekhouder en zoek je betrouwbare software of ben je een bedrijf dat dringend werk moet maken van digitalisering? In beide gevallen ben je bij ons aan het juiste adres. Neem hieronder geheel vrijblijvend contact met ons op en wij overlopen samen met jou de opties.