Het kan volgens ons geen toeval zijn dat we op 4 oktober zowel Werelddierendag als Improve Your Office Day 'vieren'. We willen namelijk toch allemaal een kantoorhond? Toch? Behalve dan die echte kattenmensen…

Nu kreeg Improve Your Office Day het afgelopen jaar een ietwat andere invulling. Door de Covid crisis zijn we massaal van thuis gaan werken en die trend lijkt zich door te zetten. Maar hoe verbeter je jouw thuiskantoor? Wij geven je wat tips.

Belgen werken massaal thuis, ook na corona

Sinds september 2021 is thuiswerken niet meer verplicht in België. Die verplichting kwam in voege in maart 2020, met de uitbraak van de welbekende crisis. Toch blijven veel landgenoten graag (deeltijds) thuis werken, ook na de crisis. Het zogezegde ‘Nieuwe Normaal’ toont dat veel bedrijven nu een beter evenwicht vonden tussen thuis- en kantoorwerk. Hier komen echter veel nieuwe regels én investeringen in gedegen materiaal bij kijken.

Uit cijfers van Beltug, die IT Daily kon inkijken, blijkt dat:

• amper 9% van de bedrijven in ons land haar werknemers minder dan 2 dagen per week laat thuiswerken,
• Een derde van die bedrijven laat toe twee dagen van thuis te werken,
• 16% doet 50/50 en laat de helft van de week thuiswerk toe,
• een vierde van de bedrijven kiest ervoor drie thuiswerkdagen toe te staan,
• 19% ten slotte, laat nog meer thuiswerk toe.

Gemiddeld komen we uit op 2,7 dagen thuiswerk per week.

Tips om je thuiskantoor te verbeteren

In het begin van de coronacrisis was het vaak improviseren. We werden van de ene op de andere dag naar huis gestuurd en moesten daar een stek vinden waar het rustig was, je goed zat en geconcentreerd kon werken. Voor velen was dat behelpen aan de keukentafel. Ondertussen heeft iedereen wel de tijd gehad om zich beter te settelen, maar toch kan je vaak nog een pak verbeteren. Een paar tips:

1) Internet blijft een probleem

Alles staat of valt met een degelijke verbinding tot het internet. Je moet namelijk kunnen connectoren met je collega’s, maar ook bestanden raadplegen of zelfs software gebruiken die zich op een externe server of in de cloud bevindt.

Het is door vaker thuis te werken dat velen zijn gaan beseffen dat hun thuisnetwerk eigenlijk aan een upgrade toe is. Zij die niet zoveel online deden voorheen, beseffen nu dat dat basis abonnement helemaal niet volstaat voor telewerk. Vaak wordt daarbij bijvoorbeeld over het hoofd gezien dat je niet enkel snel moet kunnen downloaden, maar ook uploaden… Of je hebt er niet bij stilgestaan dat je zolderkamer best een eind verwijderd is van de router in de berging, waardoor het toch geen goeie werkplek bleek…

2) De hardware

De keuze die bedrijven moeten maken is: bied je jouw medewerkers een laptop/pc van de zaak aan, of laat je hen op hun eigen toestellen werken? Dat laatste houdt alvast enkele aanzienlijke risico’s in op vlak van cyber security. Het is dus aan te raden op z’n minst je medewerkers te helpen met het beveiligen van hun eigen toestel, mocht je daarvoor opteren.

Weet bovendien dat het bijzonder handig kan zijn dat iedereen werkt op dezelfde toestellen, met dezelfde software. Wat als de ene collega werkt op Mac en documenten bewerkt in Pages of Numbers en de anderen op Windows en die met Microsoft Office moeilijk kunnen openen? Wat als het toestel van die ene medewerker eigenlijk niet geschikt is om zware softwarepakketten vlot te doen draaien? Je verliest een hoop tijd met dit soort problemen…

3) Veilig verbinden met kantoor

We haalden al het belang aan van een gedegen internetverbinding en het gebruik van een beveiligd toestel, maar vergeet niet dat de verbinding die gelegd wordt met de servers op kantoor ook veilig moet zijn. Denk hierbij aan het belang van een VPN connectie en een goeie firewall. Bij Sofatech werken we in volle vertrouwen met Fortinet. De oplossingen die dit bedrijf aanbiedt zijn de meest betrouwbare op de markt vandaag.

Het Fortinet Security Fabric bijvoorbeeld is een van de meest complete beveiligingsoplossingen die je je vandaag kan inbeelden. Het speelt in op de meest uiteenlopende bedreigingen van buitenaf. Ook is het beheer van deze beveiligingen makkelijk te personaliseren aan de wensen van jouw bedrijf.

4) Software

Het kan de moeite lonen om even stil te staan bij alle softwarepakketten die je collega’s zullen gebruiken wanneer ze thuis werken. Zorg er eerst en vooral voor dat iedereen over de juiste pakketten en licenties beschikt. Je wil niet dat collega’s elkaar moeten storen omdat ze zelf niet de juiste software geïnstalleerd krijgen.

Bovendien kan het opnieuw de moeite lonen om stil te staan bij de beveiliging. Zorg er steeds voor dat je beveiligingsinstellingen een vlot gebruik van die pakketten niet in de weg staan. Zeker wanneer je met software werkt vanuit de cloud, moet je hier de nodige aandacht aan besteden. Deze oplossingen werken meestal bijzonder vlot en zorgen dat iedereen in de zaak over dezelfde software(versies) beschikt.

5) Maak vlotte samenwerking mogelijk

Ook al werkt iedereen/een deel van je collega’s van thuis uit. Toch moet iedereen vlot met elkaar kunnen samenwerken. Dankzij de moderne technologie is dit echter kinderspel. Er zijn voldoende oplossingen op de markt die het zeer eenvoudig maken om met elkaar samen te werken, ook wanneer er fysiek veel afstand is tussen elkaar.

Zorg dat er vlot met elkaar kan gecommuniceerd worden. Mails zijn handig, maar niet als ze en masse kleine vraagjes bevatten. Zorg voor een vlot communicatieplatform, idealiter ook één waarbij je kan videobellen. Denk hierbij aan Microsoft Teams bijvoorbeeld. Belangrijk is ook dat je afspreekt welke tools je gaat gebruiken en dat iedereen weet hoe die in hun werk gaan.

Heb je bovendien al aan een digitaal archief gedacht voor jouw facturen? Ze die digitale stap en schakel over naar elektronische documenten. BOB-Demat van Sage is dé oplossing voor het gedematerialiseerd beheer van alle inkomende- en uitgaande soorten documenten. Het zorgt voor overzicht, neemt geen fysieke ruimte meer in belsag, zorgt dat je makkelijk zaken kan terugvinden én delen met elkaar. 

Je sjouwt toch niet graag met mappen vol papieren als je een dagje thuis werkt? Dankzij BOB-Demat of Blue10 zoek je ook vanop afstand vlot in alle facturen.

6) Enkel technologie belangrijk?

Uiteraard niet! Denk zeker ook aan je lichaam en mentale rust. Zorg voor een bureau of werkplek waar je rustig zit, je kan concentreren en vooral; waar je goed zit. Een ergonomische werkplek mag niet onderschat worden. Rugklachten komen sneller opzetten dan je denkt.

En wat betekent dit voor het bedrijfsgebouw?

Het onderzoek dat we hierboven aanhaalden toont dat er ook op kantoor investeringen nodig waren (of nog steeds zijn). 50% van de bevraagde bedrijven investeert momenteel bewust in de kantoorruimtes, ook al wordt er vaker thuis gewerkt. Het gaat dan vooral om de vaste werkstations (die ruimen plek voor flexibelere oplossingen) en de vergaderruimtes (die nu vlot videohalls moeten toestaan).

Bovendien zijn investeringen op vlak van servers, cloudoplossingen en beveiliging belangrijker dan ooit. Ook backups mogen hierbij niet vergeten worden. Iets waar we jullie ook makkelijk bij kunnen helpen.